HƯỚNG DẪN
 
Về quy trình và thủ tục thực hiện việc bàn giao, tiếp nhận, thành lập, giải thể, điều chỉnh cấp bộ Đoàn, chia tách, sáp nhập, hợp nhất tổ chức Đoàn các cấp
 

Căn cứ Điều lệ Đoàn và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh; Căn cứ tình hình thực tiễn công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi tỉnh Hà Tĩnh hiện nay, nhằm tạo thuận lợi cho các cơ sở Đoàn đồng thời tạo sự thống nhất trong thực hiện, Ban Thường vụ Tỉnh đoàn ban hành hướng dẫn về quy trình và thủ tục thực hiện việc bàn giao, tiếp nhận, thành lập, giải thể, nâng cấp, hạ cấp, chia tách, sáp nhập, hợp nhất tổ chức Đoàn các cấp cụ thể như sau:
 
1. Bàn giao và tiếp nhận:     
* Trường hợp áp dụng:
- Được thực hiện khi có sự thay đổi địa giới, hành chính, cơ cấu tổ chức, cơ cấu ngành v.v...
- Đối với các đơn vị có một bộ phận đoàn viên trong một tổ chức Đoàn trực thuộc đơn vị nhưng quá xa trung tâm điều hành và quản lý, khó khăn trong trực tiếp chỉ đạo và sinh hoạt Đoàn thì có thể chuyển giao bộ phận đó về sinh hoạt với tổ chức Đoàn theo khu vực hành chính nơi cơ quan, đơn vị đó trú đóng sau khi có ý kiến đồng ý của Đoàn cấp trên trực tiếp và tổ chức Đoàn nơi tiếp nhận.
* Phân cấp thực hiện:
- Ban Thường vụ Đoàn cơ sở thực hiện bàn giao, tiếp nhận chi đoàn bộ phận.
- Ban Thường vụ huyện, thị, thành Đoàn và tương đương thực hiện bàn giao, tiếp nhận Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở.
- Ban Thường vụ Tỉnh đoàn thực hiện bàn giao, tiếp nhận Đoàn cấp huyện, Đoàn cơ sở trực thuộc.
* Quy trình, thủ tục:
Bước 1: Tổ chức Đoàn chuyển đi gửi công văn đề nghị đến Đoàn cấp trên trực tiếp và đơn vị tiếp nhận.
a. Công văn gửi đơn vị tiếp nhận bao gồm:
- Công văn đề nghị chuyển đi (có ý kiến đồng ý của cấp ủy Đảng hoặc lãnh đạo đơn vị).
- Các quyết định liên quan đến sự thay đổi địa giới, hành chính, cơ cấu tổ chức, cơ cấu ngành…
b. Công văn gửi Đoàn cấp trên trực tiếp bao gồm:
- Các hồ sơ gửi đơn vị tiếp nhận.
- Các hồ sơ phục vụ công tác bàn giao: Danh sách trích ngang Ban chấp hành Đoàn, Danh sách trích ngang Ủy ban Kiểm tra (nếu có), Bảng thống kê số lượng đoàn viên, tổ chức cơ sở đoàn trực thuộc; Danh sách Đoàn viên ưu tú, đối tượng Đảng; Chương trình hoạt động Đoàn và phong trào thanh niên của đơn vị; Báo cáo tổng kết công tác Đoàn và phong trào thanh niên kèm báo cáo số liệu…
Bước 2: Đoàn cấp trên trực tiếp thẩm định hồ sơ, gửi công văn đề nghị bàn giao kèm các hồ sơ có liên quan tại bước 1 đến đơn vị tiếp nhận.
Bước 3: Đơn vị tiếp nhận tiến hành thẩm định hồ sơ và gửi công văn trả lời về việc tiếp nhận (hay không tiếp nhận tổ chức Đoàn) đến đơn vị đề nghị bàn giao.
Bước 4: Đoàn cấp trên trực tiếp tiến hành tổ chức lễ bàn giao.
- Hồ sơ bàn giao (chuẩn bị 3 bộ) bao gồm:
+ Các loại hồ sơ phục vụ công tác bàn giao (tại bước 1).
+ Các loại văn bản, sổ sách, đoàn vụ, tài chính, tài sản... (nếu có)
+ Biên bản bàn giao.
Bước 5: Đơn vị tiếp nhận ban hành quyết định tiếp nhận và gửi đến các đơn vị có liên quan sau khi hoàn tất toàn bộ hồ sơ.
Bước 6: Đơn vị chuyển đi tổ chức hội nghị Ban chấp hành mở rộng (triệu tập thường trực các đơn vị trực thuộc) để công bố quyết định tiếp nhận.
 
* Lưu ý:
- Đảm bảo nguyên tắc theo quy định của Điều lệ Đoàn và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
- Chỉ tổ chức bàn giao đối với các tổ chức Đoàn chuyển đến nơi mới, không tiếp tục nằm trong sự quản lý lãnh đạo của địa phương hay cơ quan quản lý cũ.
- Thời gian thực hiện không được quá 3 tháng kể từ ngày có văn bản điều chỉnh chính thức.
- Các trường hợp khác do cấp có thẩm quyền quyết định.
2. Thành lập và giải thể:
2.1. Thành lập:
* Trường hợp áp dụng: đối với các đơn vị có đủ tiêu chuẩn để thành lập chi đoàn, chi đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở, Đoàn tương đương cấp huyện theo quy định của Điều lệ Đoàn và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn.
* Quy trình, thủ tục:
Bước 1: Cấp ủy Đảng hoặc lãnh đạo đơn vị gửi công văn kèm hồ sơ đề nghị thành lập gửi đến tổ chức Đoàn có thẩm quyền thành lập (theo quy định của Điều lệ Đoàn). Công văn và Hồ sơ đề nghị thành lập bao gồm:
- Công văn đề nghị thành lập tổ chức Đoàn tại  đơn vị.
- Đề án thành lập tổ chức cơ sở Đoàn
- Dự thảo phương hướng hoạt động trong thời gian lâm thời.
- Danh sách trích ngang Ban Chấp hành lâm thời dự kiến.
- Danh sách tổng hợp Đoàn viên, Đảng viên, Đoàn viên ưu tú (nếu có).
Bước 2: Tổ chức Đoàn có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ, phối hợp trao đổi và thống nhất với lãnh đạo đơn vị (có Biên bản làm việc giữa tổ chức Đoàn có thẩm quyền và cấp ủy Đảng hoặc lãnh đạo đơn vị đề nghị thành lập tổ chức Đoàn) và chuẩn bị quyết định thành lập.
Bước 3: Tổ chức thực hiện lễ ra mắt và trao quyết định thành lập.
* Lưu ý:
- Các cấp bộ Đoàn có trách nhiệm rà soát nắm tình hình đoàn viên, thanh niên tại địa phương, đơn vị; phát hiện những đơn vị đủ điều kiện thành lập tổ chức Đoàn; chủ động tiếp cận trao đổi với lãnh đạo đơn vị và hướng dẫn các hồ sơ thủ tục để thành lập tổ chức Đoàn tại đơn vị.
- Sau khi tổ chức Đoàn được thành lập, đơn vị ra quyết định thành lập có trách nhiệm hướng dẫn cơ sở Đoàn mới thành lập thực hiện hồ sơ khắc con dấu theo đúng quy trình.
2.2. Giải thể:
* Trường hợp áp dụng: đối với các đơn vị đã hoàn thành nhiệm vụ hoặc không còn phù hợp về mặt tổ chức.
* Quy trình, thủ tục:
Bước 1: Đơn vị đề nghị giải thể gửi công văn kèm toàn bộ hồ sơ đề nghị giải thể cho cấp ủy Đảng hoặc lãnh đạo đơn vị và Đoàn cấp trên trực tiếp. Công văn và Hồ sơ đề nghị giải thể bao gồm:
- Công văn đề nghị giải thể tổ chức Đoàn của đơn vị (trình bày rõ lý do, nguyên nhân giải thể), có ý kiến đồng ý của cấp ủy đơn vị hoặc lãnh đạo của đơn vị (nếu có).
- Các văn bản có liên quan đến nguyên nhân giải thể.
Bước 2: Đoàn cấp trên trực tiếp xem xét hồ sơ, làm việc với đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất chủ trương (có Biên bản làm việc giữa Đoàn cấp trên trực tiếp, đơn vị đề nghị giải thể và cấp ủy Đảng hoặc lãnh đạo đơn vị).
Bước 3: Đoàn cấp trên trực tiếp ban hành quyết định giải thể đồng thời thu hồi toàn bộ hồ sơ Đoàn viên và hồ sơ tổ chức của đơn vị giải thể gồm các loại sổ sách, con dấu, sổ Đoàn....
 
* Lưu ý:
- Đoàn cấp trên trực tiếp có trách nhiệm thu hồi con dấu theo đúng quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Đoàn cấp trên trực tiếp có trách nhiệm hướng dẫn và chuyển sinh hoạt Đoàn cho đoàn viên còn lại của đơn vị giải thể.
 
3. Điều chỉnh cấp bộ Đoàn (sau đây gọi tắt là nâng cấp, hạ cấp):
* Trường hợp áp dụng: khi có sự thay đổi về số lượng đoàn viên hoặc sự thay đổi về quy mô, cơ cấu tổ chức, hành chính, cơ cấu ngành…
* Quy trình, thủ tục:
Bước 1: Đơn vị đề nghị (nâng cấp hoặc hạ cấp) gửi toàn bộ hồ sơ đề nghị cho Đoàn cấp trên trực tiếp. Hồ sơ đề nghị bao gồm:
- Công văn đề nghị nâng cấp (hoặc hạ cấp) tổ chức Đoàn của đơn vị, có ý kiến đồng ý của cấp ủy đơn vị (hoặc lãnh đạo đơn vị nếu chưa có cấp ủy).
- Kèm toàn bộ hồ sơ về cơ cấu tổ chức và nhân sự: Đề án nâng cấp (hoặc hạ cấp) tổ chức Đoàn; Phương hướng hoạt động trong thời gian lâm thời sau nâng cấp (hoặc hạ cấp); Danh sách trích ngang Ban Chấp hành lâm thời dự kiến chỉ định; Lý lịch Ban thường vụ dự kiến.
Bước 2: Đoàn cấp trên trực tiếp thẩm định hồ sơ, phối hợp trao đổi với cấp ủy đơn vị và thống nhất chủ trương (có Biên bản làm việc giữa Đoàn cấp trên trực tiếp, Cấp ủy Đảng của đơn vị đề nghị nâng cấp (hoặc hạ cấp) và đơn vị đề nghị nâng cấp (hoặc hạ cấp)).
Bước 3: (Áp dụng cho trường hợp hạ cấp) Tiến hành sắp xếp lại cơ cấu tổ chức và ban hành quyết định hạ cấp các cơ sở Đoàn trực thuộc.
Bước 4: Tổ chức thực hiện lễ trao quyết định nâng cấp (hoặc hạ cấp).
Bước 5: (Áp dụng cho trường hợp nâng cấp) Đơn vị đề nghị nâng cấp tiến hành các thủ tục nâng cấp các cơ sở Đoàn trực thuộc.
 
 
* Lưu ý: các đơn vị sau khi hoàn tất việc nâng cấp (hoặc hạ cấp) thì tiến hành các quy trình, thủ tục cấp đổi con dấu theo quy định.
 
4. Chia tách, sáp nhập, hợp nhất:
* Trường hợp áp dụng: được thực hiện khi có sự chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất các đơn vị hành chính, cơ quan, doanh nghiệp, trường học v.v... thành các đơn vị ngang cấp (như tách hoặc sáp nhập, hợp nhất huyện, xã, sở, ngành...). Việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất có thể diễn ra đồng thời trong trường hợp chia tách các bộ phận của 2 hay nhiều đơn vị hành chính, cơ quan, doanh nghiệp, trường học... để sáp nhập, hợp nhất các bộ phận đó lại thành một đơn vị ngang cấp với đơn vị khi chưa chia tách.
 
* Cấp thực hiện: Ban Thường vụ Đoàn cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất tổ chức Đoàn cấp dưới.
 
* Quy trình, thủ tục:
Bước 1: Các đơn vị đề nghị (chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất) gửi hồ sơ đề nghị lên Đoàn cấp trên trực tiếp. Hồ sơ đề nghị bao gồm:
- Công văn đề nghị chia tách (sáp nhập hoặc hợp nhất) tổ chức Đoàn của đơn vị, gửi về cấp ủy Đảng và Đoàn cấp trên trực tiếp.
- Đề án chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất tổ chức Đoàn có ý kiến nhất trí của cấp ủy (hoặc lãnh đạo đơn vị nếu chưa có cấp ủy).
- Phương hướng hoạt động trong thời gian lâm thời.
- Danh sách trích ngang Ban Chấp hành lâm thời dự kiến chỉ định.
- Bản sao quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất đơn vị hành chính, cơ quan, doanh nghiệp, trường học v.v...
Bước 2: Đoàn cấp trên trực tiếp xem xét, thẩm định hồ sơ. Đồng thời làm việc với Đảng ủy (hoặc với lãnh đạo đơn vị nơi không có cấp ủy cùng cấp) của đơn vị đề nghị chia tách (sáp nhập hoặc hợp nhất) để thống nhất (có biên bản làm việc giữa Đoàn cấp trên trực tiếp, cấp ủy Đảng (hoặc lãnh đạo) các đơn vị đề nghị chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất) và chuẩn bị quyết định chia tách (sáp nhập hoặc hợp nhất).
Bước 3: Thực hiện lễ ra mắt trao quyết định tại các đơn vị với thành phần gồm đại diện Thường trực Đoàn cấp trên, cấp ủy (hoặc lãnh đạo các đơn vị), Ban Chấp hành đơn vị được chia tách (sáp nhập hoặc hợp nhất).
 
 
* Lưu ý:
- Đối với trường hợp chia tách để sáp nhập thành một tổ chức Đoàn mới thì thẩm quyền quyết định và thủ tục như thành lập tổ chức Đoàn mới.
- Sau khi hoàn tất việc chia tách, sáp nhập hoặc hợp nhất thì đơn vị thực hiện các quy trình, thủ tục đề nghị cấp đổi con dấu theo đúng quy định.
          Trên đây là hướng dẫn về quy trình và thủ tục thực hiện việc bàn giao, tiếp nhận, thành lập, giải thể, nâng cấp, hạ cấp, chia tách, sáp nhập, hợp nhất tổ chức Đoàn các cấp, đề nghị các huyện, thị, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc triển khai rộng rãi đến các đơn vị trực thuộc, đồng thời có những giải pháp phù hợp để hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện tại các cơ sở./.